社内の「会議」と「メール」を禁止したら、社員の生産性と“解放感”がアップした【クーリエ・ジャポンからの抜粋-Vol.148】

グローバル広告代理店の「ザ・ソウル・パブリッシング」は、世界中の支社で「ノー・ミーティング」制度を採用した。2100人の従業員のうち80%が世界各地からリモートワークで働いているため、対面での会議はコミュニケーション手段として効率が悪いためだ。


社員とコミュニケーションをとるうえで、より効果的な方法がある──オンラインに情報を投稿するのだ。情報を文字に置き換えることで、社員たちは自分のペースで情報をアップデートすることができる。


誰もが必要な情報にアクセスできる状態に


簡単に聞こえるかもしれないが、ノー・ミーティング制度を実施するには綿密な計画が必要だ。


たとえば、ザ・ソウル・パブリッシングは社内メールを禁止している。「会議をなくすためには、情報の透明性をきわめて高くする必要があります。多くの人にとって、それは心地のいいものではありません」


メールの代わりに、情報はオンラインのプラットフォームで共有されなければならない。そこには誰もが平等にアクセスできるし、誰がどんな投稿をしても、すぐに情報がアップデートされる。


必要なのは社員の訓練


“非スタンダード”な企業文化であればあるほど、社員教育には時間をかける必要がある。

そこで、ザ・ソウル・パブリッシングの新入社員はまずメンバー同士でコミュニケーションをとる方法を教わる。


禁止されているとはいえ、特例で会議が開かれることもある。

非同期でのやりとりを経て「これ以上は進めない」という地点まで達したら、会議を希望する社員が事前にプランと議題を作成する。


会議が終わると、主催者は議事録を残す。こうすれば、会議が全員の役に立つというわけだ。

これほどしっかりした準備が必要となると、社員たちは会議なしで問題を解決しようと、より努力するようになるのです。そしてこれこそが我が社の最終目標です」


「ノー・ミーティング」で得られたもの


ノー・ミーティング制度が目指すのは、誰もが生産的に働き、注意散漫にならず、集中して仕事ができるような環境だ。


新入社員からのフィードバックによると、最初こそ不慣れなノー・ミーティング政策にストレスを感じたものの、いったん慣れてしまえば、生産性が急上昇して解放感を得られるとのことだ。


表面的にはロボットのように聞こえなくもないが、この方針で人間性が失われることはないとしている。

「仕事は喜びを届けてくれるものでなくてはいけません。私たちは、楽しいうえに効率のよい仕事のあり方をデザインしようとしているのです。そうすれば、社員たちは自分がいちばん得意なことに集中できますから。


自分の得意な仕事だけをできるようになれば、社員の幸福度は増していくのです」

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